Na stronie https://dbcro.ichp.pl/​ znajduje się opcja „przypominanie hasła”.

Należy wejść w tę opcję i po pojawieniu się nowego okna podać tam swój adres e-mail, który jest loginem do bazy CRO i kliknąć w przycisk "Wyślij".

Na podany adres przyjdzie wiadomość z bazy z adresu no-reply|cro.ichp.pl| |no-reply|cro.ichp.pl z możliwością zmiany hasła. Wiadomość jest ważna max 1h.

Jedną kartę w bazie CRO zakłada się dla jednego obiegu chłodniczego (jeżeli jedno urządzenie ma 2 obiegi to zakłada się 2 karty i odwrotnie, jeśli kilka urządzeń działa na jednym obiegu-zakłada się dla nich jedną kartę w bazie CRO).

Na stronie https://dbcro.ichp.pl/​ znajduje się opcja "Zmiana Administratora konta" => https://dbcro.ichp.pl/register/#/nowy-administrator

Po wybraniu tej opcji należy wypełnić formularz Zmiany Administratora konta:

• w danych Operatora należy podać NIP Operatora i adres e-mail „starego Administratora”.
  (jeśli nie znacie Państwo adresu e-mail poprzedniego Administratora konta można tę rubrykę pominąć, w danych Operatora wystarczy wypełnić jedną z rubryk)
   
• w danych Administratora należy podać dane nowego Administratora konta.

Jeśli jest to wymagane, należy dołączyć pełnomocnictwo dla nowego Administratora i wysłać formularz.

Adres e-mail Administratora konta można zmienić za pomocą opcji „Zmiana Administratora konta" => https://dbcro.ichp.pl/register/#/nowy-administrator

Po wybraniu tej opcji należy wypełnić formularz Zmiany Administratora konta:

• w danych Operatora należy podać NIP Operatora i swój stary adres e-mail.
• w danych Administratora należy podać ponownie swoje dane oraz nowy adres e-mail.

Komunikat „niepoprawne logowanie” świadczy o tym, że podane hasło jest błędne, jeśli użytkownik nie pamięta hasła lub ma wątpliwości niech skorzysta z opcji „przypominanie hasła” dostępnej na stronie logowania się do bazy CRO (https://dbcro.ichp.pl/).

Komunikat „nieaktywny użytkownik” świadczy o tym, że adres e-mail jaki jest podawany podczas logowania nie widnieje w ogóle w bazie lub jego konto nie jest aktywne. W tym przypadku najlepiej skontaktować się z Administratorem bazy na kontakt.cro@ichp.lukasiewicz.gov.pl opisując sytuację i podając NIP firmy, dla której zakładane było konto w bazie CRO. Administrator sprawdzi czy adres e-mail jaki podaje użytkownik zgadza się z tym, na który założone jest konto.

Karty w bazie CRO należy zamknąć gdy:

• urządzenie jest sprzedawane innemu właścicielowi (Operatorowi),
• zmieniony jest czynnik chłodniczy na inny F-gaz lub na inny czynnik nie będący F-gazem,  
• urządzenie jest likwidowane,
• urządzenie zmienia adres eksploatacji,
• w urządzeniu nie ma czynnika chłodniczego (nastąpił całkowity odzysk lub emisja czynnika na skutek awarii urządzenia i nie ma jeszcze decyzji o jego naprawie)
• karta została założona błędnie (np. została założona jedna karta, a urządzenie ma dwa obiegi).

UWAGA:

Jeśli urządzenie jest nadal eksploatowane przez użytkownika karta powinna mieć status „OTWARTA”.

Jeśli ktoś zamknie kartę przez przypadek musi skontaktować się Administratorem bazy CRO na kontakt.cro@ichp.lukasiewicz.gov.pl podając numer seryjny urządzenia z krótkim wyjaśnieniem sytuacji i prośbą otwarcia karty.

Administratorem konta danego Operatora może być właściciel firmy/gospodarstwa, osoba uprawniona do reprezentacji firmy widniejąca w KRS lub BIP albo osoba, która od poprzednio wymienionych posiada pełnomocnictwo do pełnienia funkcji Administratora danego konta w bazie.

Takie pełnomocnictwo w formie skanu lub zdjęcia należy dołączyć w formularzu rejestracyjnym (podczas rejestracji lub podczas Zmiany Administratora konta).

Zakładanie karty krok po kroku opisane jest w instrukcji użytkownika bazy CRO-> punkt 7 strona 17.

Jeśli jedna firma przestaje być operatorem urządzeń, zamyka karty podając powód „zmiana operatora urządzenia” oraz zamyka konto w bazie CRO. Może również wydrukować pdf-y kart i przekazać je nowemu operatorowi aby nowy operator miał informację co działo się z tymi urządzeniami wcześniej.

Nowy operator ma obowiązek rejestracji w bazie CRO, musi założyć konto i karty tych urządzeń na swoim koncie.

Jeśli ktoś twierdzi, że jest nowym użytkownikiem w bazie CRO i nie widzi po zalogowaniu żadnych kart urządzeń to znaczy, że jest „osobą kontaktową”, którą dodał Administrator danego konta - musi się skontaktować z tym Administratorem aby nadał mu uprawnienia do kart w bazie. Nadawanie, odbieranie uprawnień znajdzie w instrukcji użytkownika w punkcie 10 strona 27.

W bazie CRO są dwa typy kont.

Administrator konta - konto obowiązkowe - jest to osoba, która prowadzi całe konto - ma dostęp zawsze do pełnych danych i wszystkich kart.

Administrator konta może dodać w bazie osoby do pomocy - osoby kontaktowe (te konta nie są obowiązkowe).

Osoby kontaktowe widzą te karty, które same założą lub te karty, do których nada im uprawnienia Administrator konta.
 

Dodawanie i usuwanie takich osób pkt

4=>http://www.cro.ichp.pl/files/1676259168/file/instrukcja_u%C5%BCytkownika_CRO_od_marca_2024.pdf 

Nadawanie i odbieranie uprawnień do kart osobom kontaktowym pkt 10 => http://www.cro.ichp.pl/files/1676259168/file/instrukcja_u%C5%BCytkownika_CRO_od_marca_2024.pdf

Osoby kontaktowe mogą zakładać karty i dodawać wpisy do kart z wykonanych czynności przez serwis.

Wpisy do karty krok po kroku opisane są w instrukcji użytkownika> punkt 11 strona 29.

Konto w bazie CRO można zamknąć dopiero gdy operator (właściciel urządzeń) nie posiada żadnych urządzeń, które podlegają rejestracji w bazie CRO. Konto w bazie CRO można zamknąć po zalogowaniu się do bazy przez Administratora konta, wybierając opcję „konto w systemie” oraz wypełnienie „formularza zamknięcia konta”.

Zamykanie konta operatora pkt 6 =>  http://www.cro.ichp.pl/files/1676259168/file/instrukcja_u%C5%BCytkownika_CRO_od_marca_2024.pdf

Wpisów do kart mogą dokonywać osoby posiadające osobowy/personalny certyfikat FGAZ-O, które wykonały daną czynność przy urządzeniu oraz Administratorzy kont i ich osoby kontaktowe (ta zmiana została wprowadzona po nowelizacji ustawy). Osoby kontaktowe i administratorzy kont operatorów będą mogli dokonywać wpisów nawet jeśli nie posiadają certyfikatów, ale WYŁĄCZNIE na podstawie protokołów z wykonanych czynności podpisanych przez serwisantów którzy je wykonywali i którzy musieli mieć certyfikaty (jeśli były wymagane dla wykonywanych czynności).

Nie, wpisów do bazy CRO można dokonywać tylko na bieżąco. Jest na to 15 dni roboczych od momentu zakończenia czynności przy urządzeniu. Data dokonania wpisu pojawia się w bazie CRO automatycznie. Samodzielnie są natomiast wpisywane daty rozpoczęcia i zakończenia czynności.

Urządzenie musi spełnić wszystkie z poniższych warunków:

• zawierać czynnik chłodniczy, który jest SZWO lub F-gazem;
• zawierać przynajmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ F-gazu wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/573  (dla urządzeń niehermetycznie zamkniętych) lub zawierać przynajmniej 10 ton ekwiwalentu CO₂ F-gazu wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/573   (dla urządzeń hermetycznie zamkniętych) lub zawierać przynajmniej 1kg F-gazu wymienionego w sekcji 1 załącznika II ( dla urządzeń niehermetycznie zamkniętych)  lub zawierać przynajmniej 2 kg F-gazu wymienionego w sekcji 1 załącznika II (dla urządzeń hermetycznie zamkniętych) lub zawierać przynajmniej 3kg SZWO wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/590;
• musi to być stacjonarne urządzenie chłodnicze, stacjonarne urządzenie klimatyzacyjne, pompa ciepła, urządzenie będące rozdzielnicą elektryczną, urządzenie zawierające rozpuszczalnik na bazie F-gazu, urządzenie będące agregatem chłodniczym w samochodach ciężarowych chłodniach i przyczepach chłodniach, urządzenie będące organicznym obiegiem Rankine'a lub stacjonarnym systemem ochrony ppoż. Dla systemów ochrony p-poż zakłada się Kartę Systemu Ochrony Przeciwpożarowej, a dla pozostałych urządzeń – Kartę Urządzenia;
• hermetycznie zamknięte stacjonarne urządzenia zawierające poniżej 3 kg F-gazów, które są użytkowane w budynkach mieszkalnych nie podlegają rejestracji w systemie CRO pod warunkiem, że są oznakowane jako hermetycznie zamknięte.

NIE - rejestracji w CRO operatora urządzenia, czyli podmiotu który to urządzenie eksploatuje/użytkuje, dokonuje administrator konta operatora, czyli osoba reprezentująca operatora w CRO.

TAK - jeśli posiada pełnomocnictwo od operatora -> wtedy serwisant może stać się administratorem konta operatora z pełnymi uprawnieniami do zarządzania tym kontem, w tym do wyznaczania osób kontaktowych.

Następnie uzupełnia i wysyła formularz rejestracyjny na stronie https://dbcro.ichp.pl/register/#/register podając swoje dane w polach dotyczących Administratora konta oraz dołączając wcześniej uzyskane pełnomocnictwo w formie skanu lub zdjęcia.

TAK - patrz wyżej, ale TYLKO jednego operatora, chyba że:

• Ma pełnomocnictwo od każdego z operatorów
• Dla każdego z Operatorów będzie miał odrębny adres e-mailowy

TAK, założenie karty urządzenia jest obowiązkiem operatora, ale jeśli jej nie ma, to serwisant za to nie odpowiada.

Kartę sporządza się w terminie 15 dni roboczych od dnia dostarczenia urządzenia na miejsce jego funkcjonowania, a w przypadku kiedy urządzenie wymaga zainstalowania- w terminie 15 dni roboczych od dnia zakończenia instalowania i napełnienia substancją kontrolowaną albo fluorowanym gazem cieplarnianym. Kartę Urządzenia oraz Kartę Systemu Ochrony Przeciwpożarowej sporządza się niezależnie od tego, czy urządzenie jest już eksploatowane w miejscu funkcjonowania, do którego zostało dostarczone, lub w miejscu, w którym zostało zainstalowane.

Należy wejść w "zobacz" dla danej karty, następnie w "listę czynności" znaleźć odpowiedni wpis i oznaczyć go jako błędny. Wpis zostaje wykreślony z karty w związku z tym należy dokonać kolejnego poprawnego wpisu-z poprawnymi danymi oraz w rubryce "dodatkowe informacje", która pojawia się podczas dodawania wpisu odnotować, że jest to korekta wpisu z .....(należy podać datę dokonania wpisu, który został oznaczony jako błędny i który chcieliśmy poprawić).

• Jeśli urządzenie zawierało czynnik chłodniczy należy:

- dokonać wpisu z dwóch czynności "Odzysk" i "Likwidacja"

- we wpisie w polu "Środki podjęte w celu odzyskania i unieszkodliwienia substancji kontrolowanych albo FGC" należy podać informację o przekazaniu do zniszczenia (SZWO lub F-gaz) lub recyklingu/regeneracji (tylko F-gaz)

- we wpisie w polu "Ilość substancji kontrolowanej albo ilość fluorowanego gazu cieplarnianego, kg - Odzyskana" podać ilość odzyskanego czynnika chłodniczego.

- zamknąć kartę podając powód "całkowity odzysk" lub wybierając powód "inny" i wpisując np. Likwidacja urządzenia

• Jeśli urządzenie nie zawierało czynnika chłodniczego należy (np. urządzenie rozszczelniło się - doszło do całkowitego wycieku czynnika):

- dokonać wpisu z jednej czynności "Likwidacja"

- we wpisie w polu "Środki podjęte w celu odzyskania i unieszkodliwienia substancji kontrolowanych albo FGC" należy podać informację o wycieku/braku czynnika przed likwidacją

- we wpisie w polu "Ilość substancji kontrolowanej albo ilość fluorowanego gazu cieplarnianego, kg - Odzyskana" podać zero.

- zamknąć kartę podając powód "inny" i wpisując np. Likwidacja urządzenia

UWAGA: Przed likwidacją urządzenia obowiązkowy jest odzysk czynnika chłodniczego. Nie można zlikwidować urządzenia z czynnikiem chłodniczym w obiegu, dlatego zawsze przed likwidacją nawet jeśli urządzenie nie działa - musi zostać sprawdzone czy nie zawiera SZWO lub F-gazów.

Po dostosowaniu CRO (od 1.02.2018 r.) do nowelizacji Ustawy na stronie https://www.dbcro.ichp.pl dla Serwisantów jest dostępna opcja „rejestracja serwisanta” 

Należy tam podać swoje dane: imię i nazwisko Serwisanta, adres e-mail, oraz numer certyfikatu dla personelu.

Po takim zgłoszeniu i jego potwierdzeniu na adres e-mail Serwisanta, podany w formularzu będą przychodziły bieżące powiadomienia o użyciu jego numeru certyfikatu od momentu zgłoszenia.

UWAGA: 

1. Zgłoszenie numeru certyfikatu NIE oznacza utworzenia konta w bazie CRO więc Serwisanci nie będą posiadali hasła i nie będzie możliwości zalogowania się do CRO.
Będą otrzymywali na maila powiadomienia o użyciu zgłoszonego numeru certyfikatu w karcie operatora.

Przypominamy, że konta w bazie CRO zakładają TYLKO operatorzy (właściciele urządzeń), a nie Serwisanci.

Cała opcja dotycząca zgłaszania numeru certyfikatu w celu otrzymywania powiadomień opisana jest paragrafie 5 Rozporządzenia MŚ z 21 grudnia 2017 r. w sprawie CRO oraz w instrukcji CRO pkt 2=> http://www.cro.ichp.pl/files/1676259168/file/instrukcja_u%C5%BCytkownika_CRO_od_marca_2024.pdf

2. Opcja "rejestracja serwisanta" dotyczy zgłoszenia TYLKO certyfikatu dla personelu/osobowego - NIE dotyczy zgłoszeń certyfikatów dla przedsiębiorców/firmowych.

Tak. Rejestracja numerów certyfikatów dla serwisantów nie jest obowiązkowa, jest to dodatkowa opcja aby serwisanci mogli otrzymać powiadomienia o użyciu ich numerów certyfikatów w bazie CRO.

Nie. Po modernizacji bazy CRO można wyłączyć tę opcję wchodząc w zakładkę „konto w systemie”->”Opcje”.

Taką możliwość będzie miał tylko Administrator konta, osoby kontaktowe nie będą miały takiej możliwości.

Generalnie ten, kto spełnia definicję operatora. W praktyce to zależy od umowy pomiędzy właścicielem, a najemcą i zgodnie z Ustawą o SZWO i F-gazach w przypadku gdy są wątpliwości czy najemca spełnia wymagania zawarte w definicji operatora operatorem będzie automatycznie właściciel.

Jeśli dane urządzenie jest zwolnione z kontroli szczelności, również jest zwolnione z prowadzenia dokumentacji. Dlatego nie należy zakładać kart dla takich urządzeń w bazie CRO.

Aby zakupić F-gazy, Przedsiębiorstwo prowadzące działalność serwisową w zakresie F-gazów dla osób trzecich (klientów) musi posiadać certyfikat dla przedsiębiorców/firmowy.

Jeśli Podmiot nie jest Przedsiębiorcą prowadzącym działalność serwisową w zakresie F-gazów dla osób trzecich, a jest Przedsiębiorcą prowadzącym inną działalność ale posiada urządzenia zawierające F-gazy i te urządzenia są serwisowane przez swojego pracownika to podczas zakupu powinien podać numer certyfikatu personalnego swojego pracownika, który taki certyfikat posiada i będzie stosował zakupione F-gazy.

Jeśli Podmiot kupuje F-gazy i następnie je dalej odsprzedaje, nie stosując ich lub stosuje do celów nie wymagających posiadania certyfikatu (np. producenci urządzeń zawierających F-gazy), może zakupić F-gazy bez certyfikatu.

Informacje o systemie wykrywania wycieków można znaleźć w dokumentacji technicznej od producenta urządzenia.

UWAGA:

Dla urządzeń zawierających 500 ton CO2 eq i więcej system wykrywania wycieków jest obowiązkowy.

System wykrywania wycieków należy kontrolować raz na 12 miesięcy w celu sprawdzenia jego poprawności działania.

Karty można uaktualnić poprzez otwarcie danej karty, następnie wchodząc w jej Edycję.

​​Należy uzupełnić dwie rzeczy:

• Zaznaczyć czy został zainstalowany system wykrywania wycieków TAK/NIE
• Uzupełnić województwo w adresie eksploatacji urządzenia

Zapisać wprowadzone zmiany.

Do Administratora konta operatora i osób kontaktowych przypisanych do danej karty zostaną wysłane automatyczne wiadomości:

•  Wiadomość o zbliżającym się terminie wykonania kontroli szczelności. Po wysłaniu takiej wiadomości w kolumnie "Data Kontroli Szczelności" na liście urządzeń pojawia się MAKSYMALNY termin wykonania kontroli szczelności oraz kolor daty zmienia się na czerwono dopóki nie zostanie dodany wpis informujący o przeprowadzeniu kontroli szczelności.
• Wiadomość o potrzebie przeprowadzenia naprawy nieszczelności w wymaganym terminie (w przypadku gdy kontrola szczelności wykazała, ze urządzenie nie jest szczelne). W kolumnie "Data Kontroli Szczelności" na liście urządzeń kolor zmienia się na czerwono oraz widnieje informacja "wymaga naprawy "dopóki nie zostanie dodany wpis informujący o naprawie nieszczelności i wykonaniu ponownej kontroli szczelności z wynikiem „szczelne”.

• W przypadku rozdzielnic elektrycznych kolor czerwony może oznaczać, że rozdzielnica nie powinna mieć założonej karty w bazie CRO ponieważ jest wyłączona z kontroli szczelności. Jeśli spełnia jeden z następujących warunków:

-zawiera < 6kg SF₆  

-jest wyposażona w przyrząd do pomiaru gęstości lub ciśnienia

-ma poziom wycieków <0,1% w ciągu roku podany w specyfikacji technicznej producenta i na etykiecie

to w takim przypadku kartę należy zamknąć.

UWAGA:

1. Wiadomości są wysyłane tylko dla bieżących terminów, 14 dni przed jego upłynięciem. 

2. Wpis dotyczący kontroli szczelności musi być zawsze OSOBNYM WPISEM. 

Zakładka Raporty w CRO jest dedykowana tylko dla Administratorów kont.

Można w niej generować dane zawarte w kartach założonych w CRO na koncie Operatora do pliku w formacie Excel na własne potrzeby (w bazie CRO nie ma obowiązku raportowania, to tylko dodatkowa opcja dla użytkowników).

Raporty można generować z zakresu:

• Liczby urządzeń
• Ilości substancji zawartych w urządzeniach
• Ilości substancji odzyskanej
• Ilości substancji dodanej

do powyższych raportów można wybrać poniższe możliwości dzięki czemu Raport będzie zawierał bardziej szczegółowe dane:

• Zakres dat
• Kryteria (np. rodzaj kart, kategoria urządzeń)
• Grupowanie wyników (np. przedziały ilości substancji, substancje)

Zakładka Raporty to opcja dodatkowa - stworzona głównie w celu wyciągnięcia danych potrzebnych do sprawozdań do KOBIZE i Urzędu Marszałkowskiego dotyczących emisji (emisja to różnica pomiędzy ilością dodaną, a ilością odzyskaną z urządzeń).

- kupować pod warunkiem, że przedstawią sprzedawcy oświadczenie, że zakupione urządzenie nie będzie instalowane, tylko sprzedane kolejnemu klientowi

- sprzedawać, ale pod warunkiem, że kupującym jest:

1. Kolejny dystrybutor lub sprzedawca tych urządzeń – wtedy sprzedający powinien zażądać oświadczenia że zakupione urządzenie nie będzie instalowane, tylko sprzedane kolejnemu klientowi
2. Firma serwisowa/instalacyjna – konieczne jest przedstawienie certyfikatu firmowego
3. Firma lub instytucja nie posiadająca certyfikatu firmowego, ale zatrudniająca osobę z certyfikatem personalnym – konieczne jest przedstawienie certyfikatu personalnego upoważniającego do instalacji takiego urządzenia
4. Osoba posiadająca certyfikat personalny  upoważniający do instalacji takiego urządzenia
5. Użytkownik końcowy u którego to urządzenie będzie instalowane – konieczne jest przedstawienie umowy z firmą  z certyfikatem lub  osobą z certyfikatem, która będzie instalować urządzenie

Wpis dotyczący czynności "Instalacja" dodaje się TYLKO w tych kartach, których urządzenia były faktycznie instalowane tzn. po dostarczeniu urządzenia na miejsce eksploatacji - nastąpiło połączenie elementów obiegu chłodniczego .

W pierwszym wpisie dotyczącym "Instalacji" urządzenia w polu "Dodana" należy podać wartość zero, ponieważ ilość jaką zostało napełnione urządzenie po zainstalowaniu została podana już podczas założenia karty, a każda informacja o dodaniu czynnika (bez informacji o odzysku) świadczy o emisji z obiegu urządzenia.

Przypominamy, że po instalacji urządzenia, czynność "Kontrola szczelności" jest obowiązkowa oraz wpis z tej czynności jest obowiązkowy.

UWAGA: 

Dla urządzeń hermetycznie zamkniętych nie wykonuje się czynności "Instalacja" oraz nie dokonuje się wpisu z takiej czynności do Karty urządzenia, ponieważ obieg chłodniczy tych urządzeń został już połączony i napełniony przez producenta - nie serwisanta. Takie urządzenie po dostarczeniu na miejsce użytkowania jest gotowe do eksploatacji bez ingerencji firmy serwisowej.

Włączenie/uruchomienie urządzenia to NIE jest czynność "Instalacja". Dla takich urządzeń wykonuje się tylko kontrolę szczelności oraz wpisu z tej czynności do karty urządzenia.

Dostarczenie/dodanie fluorowanych gazów cieplarniach do układu to czynność KONSERWACJA LUB SERWISOWANIE (zgodnie z definicją czynności Konserwacja lub serwisowanie Art.2 (21) Rozporządzenia (UE) NR 517/2014)).

Czyli jeśli podczas dodawania wpisu do karty podajemy jakąś ilość większą od zera w rubryce "Dodana"  to w rubryce "Rodzaj wykonywanej czynności" należy wybrać z listy czynność KONSERWACJA LUB SERWISOWANIE.